会计档案整理机构-品档星源(在线咨询)-番禺区会计档案整理

会计档案整理-光伏档案整理——品档星源信息科技（广州）有限公司，是一家集档案信息化解决方案提供、档案整理服务、数字化扫描、档案库房建设等服务的供应商。

（一）归档文件“件”的区分与修整

首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。

文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，

1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。

2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。

3、原件与件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），会计档案整理机构，以及使用中出现破损的文件，应后归档。件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些件应与原件作为一件）。

4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。

5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。

6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。

7、请示与批复各为一件。

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国企事业单位等具有人事权的单位，通常由组织人事部门负责内部人员档案管理。为了优化管理质量、提升管理能效，人事档案数字化渐渐提上了不少单位的议程，那有哪些需要注意的？

1、硬软件设备。数字化顾名思义是需要将实体纸质材料，转化为数字形式进行存储，而转化的过程、存储的办法，都需要用到相对应的硬软件设备。人事档案数字化对档案管理的形式提出了更高的标准和要求：数字化前必须进行的人事档案整理，分好类、进行排序、编目、著录，利用；利用扫描仪、处理软件进行扫描、录入、修图；将扫描结果与电子目录、纸质目录一一对应，进行分类及硬件存储。从流程上可以看出，番禺区会计档案整理，档案数字化对硬软件设备都有所要求。

2、政策法规。2017年国家档案局发布的档案行业标准就包含了《纸质档案数字化规范》等一系列标准，详细阐述了纸质档案数字化流程、技术及管理要求、工作用表等，为纸质档案数字化起到了更好的性作用。在进行人事档案数字化时，按照行业标准等政策法规执行，不仅更加科学，也是顺应时代发展，会计档案整理承接，切合新的管理方法和管理理念。

开展人事档案数字化除了注意以上2点，执行人员层面的、细致、规范性也是需要进行考究的，如果在执行时对档案纸张产生损毁、内容泄露，那可就得不偿失了！

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宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，会计档案整理流程，Z109全宗文书类2019年永i久档案办公室di1件、Z109全宗照片类2019年永i久档案di1专题di1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109- ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目di1项di1卷*3件、Z109全宗会计档案2019年度di15卷*21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109- KU·2019-015-0021。

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